Studi mengenai PPID sudah banyak dilakukan, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kota Malang yang mengimplementasikan terkait Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) sebagai prinsip untuk menjalankan sebuah organisasi. Salah satu teori sosiologi yang relevan untuk menganalisis PPID adalah Teori Birokrasi dari tokoh sosiologi klasik Max Weber yang mengkaji tentang struktur formal, hierarki, dan aturan-aturan dalam organisasi. Analisis PPID melalui teori birokrasi dapat memberikan pemahaman tentang bagaimana organisasi PPID dibuat, dibangun serta dipertanggungjawabkan dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang baik atau good governance. Jadi, teori Max Weber merupakan kerangka teoritis yang digunakan untuk menganalisis organisasi pemerintah yang mengelola informasi publik secara sistematis dan akuntabel.
Dalam konteks organisasi PPID, untuk menerapkan teori birokrasi di dalam organisasi yang dilakukan memiliki beberapa aspek yang harus dilakukan seperti perancangan struktur organisasi yang hirarkis dan memiliki definisi yang baik, pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas, serta memastikan koordinasi antar unit-unit di dalam organisasi tetap ada.
Hierarki yang jelas, hierarki merupakan jenjang jabatan yang dibedakan menjadi beberapa tingkatan seperti atas, bawah, dan yang setara. Dalam organisasi, hierarki selalu menggambarkan struktur organisasi dan tingkat wewenang yang dibedakan menjadi atas, bawah, dan yang setara. Aturan yang tertulis, Ada beberapa peraturan yang mengatur mengenai pengelolaan informasi publik sebagaimana sudah tertera di dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008. Pembagian kerja yang spesifik, Tugas-tugas yang ada di PPID biasanya dibagi berdasarkan informasi tertentu seperti informasi publik dan informasi pribadi. Keahlian teknis, jika dilihat dari sumber daya manusia yang berprofesi sebagai pegawai PPID tentunya memiliki keahlian dalam bidang pengelolaan, informasi, hukum, dan teknologi informasi. Netralitas, Pegawai PPID seharusnya memberikan informasi yang netral
dan tidak diskriminatif. Informasi yang diberikan kepada pemohon harus berupa informasi yang benar dan tidak dibuat-buat. Karir, adanya sistem karir yang jelas dapat mendorong pegawai untuk selalu berkembang dan motivasi kerja untuk meningkatkan kinerja bertambah. Dengan merancang struktur organisasi yang jelas, maka salah satu penerapan birokrasi yang ada di organisasi PPID dapat dilaksanakan. Sistem rekrutmen yang jelas seperti melakukan seleksi berdasarkan skill yang dimiliki adalah cara untuk menjadikan organisasi lebih berkualitas karena memiliki pegawai yang berkompetensi tinggi dalam menjalankan tugasnya. Aturan-aturan, SOP yang tertulis dan standarisasi proses kinerja juga harus disusun dengan baik agar tidak terjadi perilaku yang memungkinkan akan menghambat
proses berjalannya organisasi.
Kesimpulannya, organisasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah organisasi yang bertanggung jawab besar terhadap akses penyimpanan, pengelolaan, penyedia, dan pengatur ilmu pengetahuan yang ada di lingkungan Kota Batu. Organisasi PPID Kota Batu selalu berjuang untuk memberikan transparansi informasi kepada masyarakat Kota Batu demi menghindari potensi terjadinya Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme di dalam sebuah kepemimpinan daerah. (*)
